Datenschutzerklärung | ADM Institut

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website systemhauspartner.adminstitut.de. Die Seite informiert über Kooperationsmöglichkeiten zwischen IT-Systemhäusern und der ADM Akademie im Bereich Change-Begleitung, Transformationsbegleitung, Befragung, Analyse und Beratung.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

ADM Akademie des Managements für Vertrieb und Service GmbH
Kilianstraße 65a
33098 Paderborn
Deutschland

Telefon: +49 5251 288970
E-Mail: datenschutz@adm-institut.de

Gerichtsstand: Amtsgericht Paderborn
HRB 4167
USt-ID: DE 225183899

Verantwortlich ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb dieser Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Durchführung von Befragungen, die Bereitstellung von Auswertungen oder die Anbahnung und Durchführung einer Zusammenarbeit erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können, zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Funktion, Rolle, technische Nutzungsdaten, Formularangaben, Befragungsantworten oder Inhalte Ihrer Anfrage.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn Sie eine Einwilligung erteilt haben,
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist,
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, wenn gesetzliche Pflichten bestehen,
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn wir ein berechtigtes Interesse haben, zum Beispiel am sicheren Betrieb der Website, an der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen, an der Verbesserung unserer Angebote oder an der Pflege von Geschäftsbeziehungen.

3. Websitebesuch, Hosting und technische Bereitstellung

Beim Aufruf dieser Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL und technische Statusinformationen gehören.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und funktionsfähigen Betrieb der Website.

Diese Website wird mit externen technischen Dienstleistern betrieben. Eingesetzt werden insbesondere Lovable für die Bereitstellung der Anwendung sowie Supabase für Backend-Funktionen wie Datenbank, Authentifizierung oder Speicherung. Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Soweit Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden oder eine solche Verarbeitung nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln oder eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission.

Server-Logdaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für Sicherheit, Stabilität und Fehleranalyse erforderlich ist. Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn dies zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen oder zur Wahrung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist.

4. Kontaktaufnahme und Anfragen

Wenn Sie uns über ein Formular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Hierzu können insbesondere gehören:

Name,
E-Mail-Adresse,
Telefonnummer,
Unternehmen,
Funktion oder Rolle,
Inhalt Ihrer Nachricht,
Zeitpunkt der Anfrage,
Kommunikationsverlauf.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf eine Zusammenarbeit, ein Angebot oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist. In anderen Fällen erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung und Dokumentation Ihrer Anfrage.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an einer weiteren Speicherung bestehen.

5. Befragungen, Checks, Change-Radar und Auswertungen

Auf dieser Website können Befragungen, Checks, Change-Radar- Auswertungen oder ähnliche Analyseformate angeboten werden. Diese dienen dazu, Einschätzungen zu Change-Bedarf, Projektrisiken, Erfolgsfaktoren, Kommunikation, Führung, Beteiligung, Akzeptanz und Umsetzung in IT- und Transformationsprojekten zu erfassen.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Name und Kontaktdaten, sofern abgefragt,
Unternehmen,
Funktion oder Rolle,
Einordnung als IT-Systemhaus, Endkunde, Partner, Experte, Interessent oder sonstige Rolle,
Antworten in Fragebögen und Checks,
Freitextangaben,
Angaben zu Projektkontext, Veränderungssituation und Unterstützungsbedarf,
Ergebniswerte, Empfehlungen und Auswertungen.

Die Angabe Ihrer Rolle kann genutzt werden, um die Befragung passend auszuspielen und Ergebnisse rollenbezogen auszuwerten. So können beispielsweise die Perspektiven von IT-Systemhäusern und Endkunden differenziert betrachtet und gegenübergestellt werden.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Befragung oder Auswertung im Zusammenhang mit einer Anfrage, Kooperation, Beratung oder vorvertraglichen Maßnahme steht. Soweit Angaben freiwillig erfolgen oder eine Einwilligung eingeholt wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Nutzung anonymisierter oder aggregierter Ergebnisse zur fachlichen Weiterentwicklung unserer Angebote erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Veröffentlichungen oder externe Darstellungen erfolgen grundsätzlich nur anonymisiert oder aggregiert, sodass keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind, sofern keine gesonderte Einwilligung vorliegt.

6. CRM und geschäftliche Kontaktverwaltung

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, eine Anfrage stellen oder Interesse an einer Kooperation bekunden, können Ihre Angaben in unserem CRM-System verarbeitet werden. Wir nutzen hierfür Dienste von Zoho.

Verarbeitet werden können insbesondere Name, Unternehmen, Funktion, geschäftliche Kontaktdaten, Anfragekontext, Kommunikationsverlauf, Interessen, Projektbezug und interne Wiedervorlagen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Anbahnung oder Durchführung einer Zusammenarbeit erforderlich ist. Im Übrigen erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der strukturierten Bearbeitung von Anfragen, der Pflege geschäftlicher Kontakte und der Koordination möglicher Kooperationen.

Mit Zoho besteht, soweit Zoho als Auftragsverarbeiter tätig wird, eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann nicht vollständig ausgeschlossen werden. Soweit erforderlich, erfolgt sie auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO.

7. Cookies, lokale Speicherung und Reichweitenanalyse

Diese Website verwendet technisch notwendige Cookies oder vergleichbare lokale Speichertechnologien, soweit dies für den Betrieb der Website, die Sicherheit, die Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl oder technische Funktionen erforderlich ist.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website.

Darüber hinaus können wir nach Ihrer Einwilligung Reichweitenanalyse einsetzen, insbesondere Zoho SalesIQ. Dabei können Besuchs- und Nutzungsdaten verarbeitet werden, zum Beispiel aufgerufene Seiten, Verweildauer, Geräte- und Browserinformationen, Referrer-Informationen und pseudonymisierte Nutzungskennungen. Eine Live-Chat-Funktion ist auf dieser Seite derzeit nicht vorgesehen bzw. deaktiviert.

Zoho SalesIQ wird nur nach Ihrer aktiven Einwilligung über den Cookie- bzw. Consent-Hinweis geladen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

8. Schriftarten, Karten, Videos und externe Inhalte

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten werden nach Möglichkeit lokal eingebunden. Bei lokaler Einbindung findet keine Verbindung zu Servern von Google Fonts statt.

Soweit auf dieser Website externe Inhalte wie Videos, Karten, Social-Media-Inhalte oder andere Dienste eingebunden werden, erfolgt dies nur, wenn dies technisch erforderlich ist oder Sie zuvor eingewilligt haben. In diesem Fall können Daten, insbesondere Ihre IP-Adresse und technische Nutzungsdaten, an den jeweiligen Anbieter übermittelt werden. Details werden im Consent-Hinweis oder in einer ergänzenden Information angezeigt, sofern solche Dienste eingesetzt werden.

9. KI-gestützte Funktionen

Auf dieser Website können KI-gestützte Funktionen eingesetzt werden, zum Beispiel zur Unterstützung von Befragungsauswertungen, zur Zusammenfassung von Angaben, zur Erstellung von Empfehlungen oder zur Beantwortung von Anfragen durch einen KI-Berater.

Dabei können insbesondere eingegebene Texte, Befragungsantworten, Projektangaben, Rollenangaben und daraus erzeugte Auswertungen verarbeitet werden. Bitte geben Sie keine besonders sensiblen personenbezogenen Daten ein, zum Beispiel Gesundheitsdaten, behördliche Identifikationsnummern oder vertrauliche Interna, die für die Anfrage nicht erforderlich sind.

Für KI-Funktionen können Dienste wie das Lovable AI Gateway sowie Modelle von OpenAI oder Google Gemini eingesetzt werden. Die Verarbeitung erfolgt, soweit möglich, mit datenschutzfreundlichen Einstellungen. Nach unserer vertraglichen und technischen Konfiguration werden übermittelte Eingaben nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle der Anbieter verwendet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die KI-gestützte Verarbeitung zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Erstellung einer Auswertung oder im Rahmen vorvertraglicher bzw. vertraglicher Leistungen erfolgt. Bei freiwilliger Nutzung oder soweit erforderlich, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Ergebnisse und Empfehlungen dienen der Orientierung und werden nicht ohne menschliche Prüfung für verbindliche Entscheidungen genutzt.

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, wenn dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, eine Rechtsgrundlage besteht oder Sie eingewilligt haben.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern können insbesondere sein:

Hosting- und technische Dienstleister,
Lovable,
Supabase,
Zoho-Dienste,
Anbieter von KI-Gateway- oder KI-Modell-Diensten,
E-Mail- und Kommunikationsdienstleister,
IT-Dienstleister,
Rechts- oder Steuerberater,
Behörden, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht.

Mit Dienstleistern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Kontakt- und Anfragedaten werden gelöscht, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen. Geschäftliche Kommunikation und steuerlich relevante Unterlagen können entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, insbesondere nach HGB und AO, für sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden.

Befragungs- und Auswertungsdaten werden gespeichert, solange sie für die Auswertung, Zusammenarbeit, Qualitätssicherung oder fachliche Weiterentwicklung erforderlich sind. Soweit möglich, werden Daten anonymisiert oder aggregiert weiterverwendet.

12. Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist erforderlich, wenn Sie einzelne Funktionen nutzen möchten, zum Beispiel ein Kontaktformular, eine Befragung, eine Auswertung oder eine Anfrage zu einer Zusammenarbeit.

Ohne die erforderlichen Angaben können wir die jeweilige Funktion oder Leistung nicht oder nur eingeschränkt bereitstellen. Freiwillige Angaben sind nicht verpflichtend.

13. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO,
Recht auf Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO,
Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.

Wenn Sie eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an uns wenden:

E-Mail: datenschutz@adm-institut.de

14. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

Für uns zuständig ist insbesondere:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Website: https://www.ldi.nrw.de

15. Sicherheit

Diese Website nutzt SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Die Maßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung und der Risikolage angepasst.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.